Datenschutzhinweise

Wer ist verantwortlich?

Fahrtorganisation: der jeweilige MdB

Verantwortlicher für die Organisation einer Fahrt und die damit verbundene Verarbeitung Ihrer Teilnehmerdaten ist der jeweils organisierende Abgeordnete des Deutschen Bundestages, vertreten durch sein MdB-Büro. Dazu gehören Anmeldung, Teilnahmeentscheidung, Zimmerbelegung, Zustieg, Reiseinformationen und die Bearbeitung Ihrer Anliegen. Den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen finden Sie in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anmeldeformulars. Ein dort benannter Datenschutzkontakt gehört zum jeweiligen Büro, nicht zum Portalbetreiber.

Teilnehmerverwaltung: ZIGetik als Auftragsverarbeiter

ZIGetik stellt die technische Plattform bereit und verarbeitet die Teilnehmerdaten im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen MdB. Die technische Bereitstellung macht ZIGetik nicht zum Verantwortlichen für die Fahrtorganisation. Die Büros entscheiden über die Zwecke und wesentlichen Rahmenbedingungen ihrer Verarbeitung.

Eigene Betreiberdaten: ZIGetik als Verantwortlicher

Für die eigene Kunden- und Vertragsverwaltung, die Abrechnung mit den MdB-Büros, eigene Betreiberanfragen und den Schutz der eigenen Infrastruktur ist verantwortlich:

Diese eigenen Verarbeitungen sind von der Teilnehmerverwaltung getrennt. Teilnehmerdaten werden nicht für eigene Werbung von ZIGetik oder für büroübergreifende Teilnehmerprofile verwendet. Die Rolle richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang, nicht allein danach, auf welchem Server die Daten liegen.

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Auftragsverarbeitung und Hosting

Die Auftragsverarbeitung umfasst die technische Speicherung, Bereitstellung und Sicherung der Anmeldungen, Reiseangaben, Unterlagen und Bürokommunikation sowie erforderliche Wartungs- und Unterstützungsleistungen. ZIGetik unterstützt das verantwortliche Büro bei Datenschutzanfragen, Löschungen und Sicherheitsvorfällen. Zugriff im Rahmen dieser Leistungen ist auf berechtigte Personen und den erforderlichen Umfang zu begrenzen; die Superadmin-Rolle ist keine Erlaubnis zur Nutzung von Teilnehmerdaten für eigene Zwecke.

Der Portalserver wird bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland betrieben. Für die im Auftrag des MdB verarbeiteten Daten ist Hetzner Hosting-Unterauftragsverarbeiter von ZIGetik. Der Hostingbetrieb umfasst die technische Speicherung und Bereitstellung der Portaldaten. Soweit Hetzner eigene Betreiberdaten von ZIGetik hostet, erfolgt dies als Auftragsverarbeiter für ZIGetik. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Hetzner.

Die Beauftragung ist durch eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO zu regeln. Dazu gehören dokumentierte Weisungen, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen, die zulässigen Unterauftragnehmer, Unterstützungspflichten sowie Rückgabe und Löschung. Diese Datenschutzhinweise ersetzen keine solche Vereinbarung und bestätigen keinen Vertragsabschluss.

Aufruf und sicherer Betrieb der Website

Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Antwortstatus und vom Browser übermittelte Angaben. Soweit ZIGetik diese Daten für die eigene Betriebssicherheit, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse ist der Schutz der eigenen Infrastruktur. Die technische Auslieferung und Verarbeitung der Büroinhalte erfolgt dagegen im Rahmen der Auftragsverarbeitung für den jeweiligen MdB. Daraus ergibt sich keine zusätzliche eigene Rechtsgrundlage von ZIGetik für die Nutzung der Teilnehmerdaten.

Die Anwendung bindet keine Werbetracker oder Dienste zur Reichweitenanalyse ein. Schriftarten, Logos und der Spamschutz werden lokal über das Portal ausgeliefert. Externe Links bauen erst beim Öffnen eine Verbindung zur jeweiligen Zielseite auf. Die nachfolgend beschriebene optionale Google-Maps-Karte wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Auswahl geladen.

Ein vom Büro freigegebenes MdB-Porträt wird auf dessen öffentlicher Landingpage angezeigt. Es wird als verkleinertes Bild ohne die ursprünglichen Bildmetadaten gespeichert. Das Büro kann es in den Einstellungen ersetzen oder entfernen.

Anmeldung, Cookies und Spamschutz

Das Portal verwendet keine Werbe- oder Analysetracker. Sie können alle optionalen Dienste ablehnen und das Portal einschließlich Anmeldung und Teilnehmerbereich weiter nutzen. Der einzige derzeit optionale Dienst ist Google Maps. Notwendige Speicherungen für den ausdrücklich gewünschten Zugang, Sicherheit und Ihre Einstellungen benötigen keine Einwilligung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Ihre Auswahl zu Google Maps wird unter bpa_privacy_choice für 180 Tage im lokalen Browserspeicher gespeichert. Der Datensatz enthält nur Zustimmung oder Ablehnung, Zeitstempel, Ablaufdatum und Version der Einwilligungsinformationen; er enthält keine Teilnehmerdaten oder Nutzerkennung und wird nicht an einen externen Einwilligungsdienst übermittelt. Zustimmung und Ablehnung werden gleich lange berücksichtigt. Nach Ablauf, bei einer neuen Fassung der Einwilligungsinformationen oder gelöschten Browserdaten fragen wir erneut. Ist die Speicherung blockiert, gilt Ihre Auswahl nur für die geöffnete Seite.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Öffnen Sie „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich und wählen Sie „Alle ablehnen“ oder deaktivieren Sie Google Maps und speichern Sie Ihre Auswahl. Geladene Karten werden entfernt. Das Portal kann bereits an Google übermittelte Daten und dort gesetzte Cookies nicht rückwirkend löschen. Das Schließen des Dialogs, Scrollen oder die weitere Nutzung gilt nicht als Einwilligung.

Für Verwaltungszugänge werden Name, E-Mail-Adresse, Bürozuordnung, Berechtigung, Anmelde- und Sicherheitsdaten verarbeitet. Das jeweilige Büro bestimmt seine Mitarbeiterzugänge, Funktionen und Signaturprofile; deren technische Verwaltung erfolgt in seinem Auftrag. Davon zu unterscheiden sind die eigene Vertragsverwaltung von ZIGetik und erforderliche eigene Sicherheitsprüfungen. Ein Einmalcode wird an die freigeschaltete Adresse gesendet und ist zehn Minuten gültig. Serverseitig wird ein kryptografisch geschützter Prüfwert gespeichert. Das Sitzungscookie „bpa_session“ ist bis zu acht Stunden gültig. Bei einer gesicherten Teilnehmer-Datenauskunft wird eine zusätzliche, auf 15 Minuten begrenzte Abruffreigabe verwendet.

Diese technisch erforderlichen Speicherungen ermöglichen den ausdrücklich gewünschten Zugang (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Für die anschließende Verarbeitung gilt die jeweils oben beschriebene Rollenverteilung: Die Rechtsgrundlage der bürobezogenen Verarbeitung legt der verantwortliche MdB fest; für eigene Sicherheitsmaßnahmen stützt sich ZIGetik auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ein Büro-Mitarbeiter wird durch sein Benutzerkonto nicht automatisch selbst Vertragspartner von ZIGetik. Die Einstellung für helle oder dunkle Darstellung wird im lokalen Browserspeicher gespeichert und bleibt bis zu einer Änderung oder dem Löschen der Browserdaten erhalten.

Der lokal betriebene Spamschutz ALTCHA prüft eine Rechenaufgabe im Browser und deren Lösung auf unserem Server. Es werden keine Formulardaten an einen externen CAPTCHA-Anbieter übermittelt. Kurzzeitig gespeicherte Prüfsignaturen und aus Anfragemerkmalen abgeleitete Prüfwerte verhindern Mehrfachverwendung und begrenzen Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Teilnahme und Kommunikation mit dem Büro

Je nach Anmeldung werden Namen, Geburtsdaten und Geburtsorte, Anschrift, Kontaktangaben, Zustieg, Verpflegungsangaben, Zimmerwünsche, Anmeldestatus und dokumentierte Zustimmungen gespeichert. Hinzu kommen gegebenenfalls Angaben einer mit angemeldeten Person, vom Büro übertragene Anmeldungen, Mitarbeitervermerke, Aufgaben und Änderungsprotokolle.

Das zuständige Büro erhält Ihre Anfragen über den persönlichen Teilnehmerlink sowie die ihm zugeordneten ein- und ausgehenden E-Mails. Gespeichert werden dabei insbesondere Inhalt, Absender, Empfänger, Zeitpunkte, Versandstatus und gegebenenfalls Anhänge. Beim Herunterladen von Reiseunterlagen wird der letzte Abruf mit Zeitstempel je Person und Dokument erfasst, damit das Büro den Informationsstand nachvollziehen kann. Ein dokumentierter Postversand enthält Zeitpunkt, Mitarbeiter und gegebenenfalls eine Anmerkung.

Die konkreten Zwecke, Rechtsgrundlagen, Pflichtangaben und weiteren Empfänger der Fahrtorganisation erläutert das Büro in den Hinweisen zur jeweiligen Anmeldung. Daten können etwa für Teilnehmerlisten an besuchte Einrichtungen oder für die Unterbringung benötigt werden. Welche Daten tatsächlich weitergegeben werden, bestimmt und erläutert das organisierende Büro. Bitte teilen Sie freiwillige Besonderheiten nur mit, soweit dies für die Fahrt erforderlich ist.

Ohne erforderliche Anmeldeangaben kann das Büro die Anmeldung gegebenenfalls nicht bearbeiten. Eine Teilnahmezusage erfolgt nicht automatisch. Das Portal trifft keine automatisierte Teilnahmeentscheidung und erstellt keine Werbeprofile.

Eigene Kunden-, Vertrags- und Abrechnungsdaten

ZIGetik verarbeitet Angaben zum beauftragenden Büro, Ansprechpartner, geschäftliche Kontaktdaten, Rechnungsadresse, vereinbarte Leistungen und die zugehörige Vertrags- und Abrechnungskorrespondenz für die eigene Geschäftsbeziehung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartner ist oder vorvertragliche Maßnahmen anfordert. Für geschäftliche Ansprechpartner gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem Interesse, die Geschäftsbeziehung abzuwickeln. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten werden auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gestützt.

Zahlung von Portalrechnungen über Mollie

Für die vom Büro ausdrücklich gestartete Zahlung einer Portalrechnung wird der externe Mollie-Checkout geöffnet. Das Portal übermittelt Rechnungsnummer, Betrag, Währung und technische Zuordnungskennungen. Es übermittelt dafür keine Teilnehmerlisten, Ausweisnummern oder sonstigen Reisedaten. Zahlungs- und gegebenenfalls weitere erforderliche Angaben geben Sie unmittelbar bei Mollie beziehungsweise dem gewählten Zahlungsdienst ein. Das Portal speichert die Zahlungskennung, den geprüften Status sowie Angaben zu Erstattungen oder Rückbuchungen; keine vollständigen Karten- oder Kontozugangsdaten.

Die Verarbeitung durch ZIGetik dient der Abwicklung und dem Nachweis der eigenen Geschäftsbeziehung auf den oben genannten Rechtsgrundlagen. Mollie verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher, unter anderem zur Zahlungsabwicklung und Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten. Einzelheiten: Datenschutzhinweise von Mollie. Ein Testvorgang ist keine echte Zahlung. Eine bloße Rückkehr vom Checkout bestätigt noch keinen Zahlungseingang; der Status wird serverseitig bei Mollie geprüft.

Für eigene Betreiberanfragen verarbeitet ZIGetik Kontaktangaben, die Nachricht und erforderliche Bearbeitungsinformationen nach diesen Maßstäben. Betrifft eine Supportanfrage hingegen Teilnehmerdaten, die ZIGetik für ein Büro verarbeitet, bleibt deren Bearbeitung im Rahmen der Weisungen dieses Büros. Die Nutzung der Supportfunktion macht ZIGetik nicht zum Verantwortlichen für die Fahrt.

Zugriff erhalten die zuständigen, berechtigten Personen und die für den Betrieb eingesetzten technischen Dienstleister. Für den E-Mail-Versand werden außerdem die Mailserver und E-Mail-Anbieter der jeweiligen Empfänger einbezogen. Die Portal-Anwendung ist auf dem deutschen Server eingerichtet; bei einem von Ihnen verwendeten E-Mail-Anbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann dessen Verarbeitung abweichen. Sensible Unterlagen sollten Sie nicht unaufgefordert per unverschlüsselter E-Mail senden.

Speicherdauer

Maßgeblich sind der jeweilige Verarbeitungszweck, noch offene Vorgänge und gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten. Für Teilnehmer- und Reisedaten legt das verantwortliche MdB-Büro die erforderliche Aufbewahrung fest. Das Verschieben in den Papierkorb oder eine Absage ist keine endgültige Datenlöschung.

Das Büro kann eine schrittweise automatische Löschung aktivieren. Sie beginnt erst nach ausdrücklich bestätigter Zweckerfüllung einer Fahrt: Zunächst werden nicht mehr benötigte Reiseangaben, Freitexte und zugeordnete Kommunikation entfernt, anschließend die übrigen Teilnehmerdaten. Die Fristen legt das Büro fest. Offene Vorgänge, begründete Löschsperren sowie noch benötigte Zahlungs- oder Newsletter-Nachweise werden gesondert berücksichtigt. Bereits an andere Empfänger übermittelte Kopien und externe Postfächer fallen nicht unter diese Portal-Automatik. Fragen zu den für Ihre Fahrt geltenden Fristen richten Sie bitte an Ihr MdB-Büro.

Ein inhaltsarmes Löschprotokoll dokumentiert die Verarbeitungsschritte für bis zu 365 Tage. Getrennte technische Kennungen verhindern, dass entfernte Daten aus einer Sicherung oder bereits gelöschte importierte Nachrichten erneut in die laufende Verwaltung gelangen. Diese Kennungen enthalten keine Nachrichteninhalte oder Klarnamen; sie werden benötigt, solange Wiederherstellungs- oder Reimportquellen bestehen.

Für eigene Betreiberanfragen, Vertrags- und Abrechnungsdaten bestimmt ZIGetik die Aufbewahrung anhand der Bearbeitungsdauer, der Geschäftsbeziehung sowie gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und erforderlicher Anspruchsklärung. Für bürobezogene Mitarbeiterprofile und Teilnehmerdaten gelten dagegen die Vorgaben des verantwortlichen MdB. Eigene technische Sicherheitsprotokolle werden nur so lange benötigt, wie ihr Zweck der Fehler- oder Vorfallsaufklärung fortbesteht.

Die oben genannten Fristen für Codes und Sitzungen bezeichnen die Gültigkeit des Zugangs, nicht die Löschung aller zugehörigen Protokolle. Reguläre Datenbanksicherungen werden nach dem eingerichteten Sicherungsplan bis zu 30 Tage vorgehalten. Zusätzlich anlassbezogen erstellte Sicherungen können für Wartung oder Wiederherstellung erforderlich sein. Daten in Sicherungen werden nicht für die laufende Teilnehmerverwaltung genutzt.

Ihre Datenschutzrechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen.

Für Teilnehmerdaten und bürobezogene Mitarbeiterdaten wenden Sie sich an den jeweiligen MdB beziehungsweise dessen Büro oder den dort veröffentlichten Datenschutzkontakt. Für die eigenen Verarbeitungen von ZIGetik erreichen Sie den Betreiber unter den oben genannten Kontaktdaten. Geht ein Anliegen zu Auftragsdaten beim Betreiber ein, wird es dem zuständigen Büro zur Bearbeitung zugeordnet; ZIGetik unterstützt die Auskunft, entscheidet aber nicht anstelle des Büros über dessen Verarbeitung. Der elektronische Abruf Ihrer Daten ist ein zusätzlicher Weg und keine Voraussetzung für die Ausübung Ihrer Rechte. Er stellt eine Teilkopie bereit; erforderliche ergänzende Angaben werden vom zuständigen Verantwortlichen geprüft.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für nichtöffentliche Stellen in Bayern steht das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, als Anlaufstelle zur Verfügung. Die Aufsicht über die Verarbeitung eines Abgeordneten richtet sich nach dessen gesonderten Hinweisen.